مهارت های دستیار و منشی دفتر اجرایی

سرفصل ها و درس ها

مقدمه ای بر معاون اداری Introduction to Administrative Assistant

• مروری بر نقش یک معاون اداری An Overview of the Role of an Administrative Assistant

• مهارت ها و کیفیت های دستیار اداری Skills and Qualities of Administrative Assistant

• کمک های کلیدی یک دستیار اداری در موفقیت سازمانی Key Contributions of an Administrative Assistant to Organizational Success

• برنامه کارآموزی برای دستیار اداری Apprenticeship Program for Administrative Assistant

ایستگاه کاری و روتین روزانه Workstation and Daily Routine

• اهمیت یک ایستگاه کاری خوب سازماندهی شده The Importance of a Well-Organized Workstation

• چگونه به طور موثر لوازم اداری را برای سازمان خود سفارش دهید How to Effectively Order Office Supplies for Your Organization

• استفاده از دیکته و رونویسی Use of Dictation and Transcription

• اطلاعات محرمانه Confidential Information

مدیریت و نظارت دفتر Office Management and Supervision

• تعریف دفتر Definition of an Office

• ویژگی های یک دفتر Characteristics of an Office

• الزامات یک دفتر ایده آل Requisites of an Ideal Office

• اهمیت یک دفتر Importance of an Office

• مدیریت اداری چیست؟ What is Office Management

• چهار عنصر مدیریت اداری Four Elements of Office Management

تجهیزات اداری در یک سازمان Office Equipment in an Organization

• تکامل تلفن ها: از PBX تا VoIP The Evolution of Telephones: From PBXs to VoIP

• چرا دستگاه های فکس هنوز در دفاتر مدرن جایگاهی دارند؟ Why Do Fax Machines Still Have a Place in Modern Offices?

• کامپیوترهای اداری: ستون فقرات بهره وری کسب و کار Office Computers: The Backbone of Business Productivity

• دستگاه های ورودی و خروجی کامپیوتر Computer Input and Output Devices

• دستگاه های کپی Copy Machines

نگهداری سوابق دقیق Keeping Accurate Records

• وظیفه حیاتی معاون اداری در نگهداری سوابق و مدیریت پرونده Crucial Duty of Administrative Assistant in Record-Keeping and File Management

• چک لیست قبل از شروع یک فایل Checklist Before Starting a File

• سیستم بایگانی اولیه در دفتر Basic Filing System in The Office

• سازمان فایل های کامپیوتری Computer Files Organisation

توسعه مهارت های بین فردی Developing Interpersonal Skills

• ارتباطات بین فردی و مهارت ها Interpersonal Communication and Skills

• مهارت های کلیدی بین فردی Key Interpersonal Skills

• مهارت های بین فردی توضیح داده شده است Interpersonal Skills Explained

مدیریت روابط Relationship Management

• ایجاد رابطه بین رئیس و دستیار Relationship Building Between the Boss and the Assistant

• ایجاد یک تصویر و تصور مثبت Crafting a Positive Image and Impression

• نگرش مثبت برای از بین بردن استرس Positive Attitude to Remove Stress

• تصویر حرفه ای برای رابطه موثر Professional Image for Effective Relationship

• سبک کار در محل کار Working Style in The Workplace

مهارت های ارتباطی معاون اداری Communication Skills of Administrative Assistant

• زبان بدن: هنر برقراری ارتباط بدون کلام Body Language: The Art of Communicating Without Words

• درک سبک های ارتباط دیداری، شنیداری و حرکتی Understanding Visual, Auditory, and Kinaesthetic Communication Styles

• تطبیق و آینه Matching and Mirroring

• بهترین شیوه های ارتباط با ایمیل برای دستیاران اداری Email Communication Best Practices for Administrative Assistants

• مهارت های شنیداری Listening Skills

برخورد با مردم و مدیریت تعارضات Dealing with People and Managing Conflicts

• تکنیک های حل مسئله در سازمان Problem-Solving Techniques in an Organization

• قاطعیت در حین ارتباط Assertiveness During Communication

• "نه" گفتن را یاد بگیر Learn to Say “No”

• قبل از صحبت فکر کنید Think Before Speaking

• نحوه برخورد موثر با تعارض به عنوان یک کارفرما: استراتژی هایی برای موفقیت How to Effectively Deal with Conflict as an Employer: Strategies for Success

نکات مدیریت وظیفه Task Management Tips

• مدیریت وظیفه چیست؟ What is Task Management

• چرا مدیریت مهم است Why Management is Important

• هفت نقش اصلی که یک مدیر باید بپذیرد Seven Major Roles that a Manager Should Adopt

• دسته بندی مدل مدیریت کوین Quinn’s Categories of Management Model

• نکات و تکنیک های مدیریت وظیفه Task Management Tips and Techniques

تکنیک های مدیریت زمان Time Management Techniques

• اهمیت مدیریت زمان Importance of Time Management

• حل مشکل اهمال کاری Solving The Procrastination Problem

• حفظ فهرست فعالیت Maintaining an Activity List

• ایجاد برنامه های اقدام Creating Action Plans

• نگه داشتن لیست کارهای انجام شده Keeping a To-DO List

• برنامه ریزی Scheduling

مدیریت دفتر خاطرات و یادداشت برداری Diary Management & Note Taking

• تعریف و اهمیت مدیریت دفتر خاطرات The definition and importance of Diary Management

• انواع مختلف مدیریت دفتر خاطرات The different types of diary management

• یادداشت برداری Note-taking

• روش ها و تکنیک های یادداشت برداری Methods and techniques for note-taking

ترتیب جلسه Meeting Arrangement

• آناتومی جلسه Meeting Anatomy

• انواع جلسات شرکتی Types of Corporate Meetings

• برنامه ریزی جلسات و برخی مشکلات Scheduling Meetings and Some Problems

• صورتجلسه Meeting Minutes

ترتیبات سفر Travel Arrangements

• سفر کاری و تهیه مقدمات سفر Business Travel and Making Travel Arrangements

• رزرو هتل Hotel Reservations

• رزرو حمل و نقل Reservations of Transports

• سفر بین المللی International Travel

خدمات پستی و حمل و نقل Mail Services and Shipping

• سرویس نامه چیست؟ What is Service Mail

• انتخاب شرکت تحویل بسته مناسب Choosing The Right Parcel Delivery Company

• رویال میل چیست؟ What is Royal Mail?

• چگونه نامه رویال را قالب بندی کنیم؟ How to Format Royal Mail?

• پست سلطنتی در قرن بیست و یکم Royal Mail in 21st Century

• ارسال نامه و بسته در انگلستان Sending Mail and Parcel in The UK

• ارسال نامه بین المللی با خدمات پستی انگلستان Sending Mail Internationally with The UK Postal Service

• دریافت بسته از خارج از کشور Receiving Parcels from Overseas

• نامه تجاری برای شرکت ها Business Mail for Companies

مهارت های ارائه Presentation Skills

• ارائه ها درباره ارتباطات هستند Presentations are About Communication

• اصول آماده سازی ارائه Principles for Preparing Presentations

• هفت مرحله اساسی ارائه Seven Basic Steps of Presentation

• مراحل برنامه ریزی ارائه Stages of Planning a Presentation

• کنترل مخاطب در حین ارائه Controlling The Audience During Presentation

• مراقبت از خود Looking After Yourself

• پاسخگویی به سوالات Answering Questions

مهارت های نوشتن کسب و کار Business Writing Skills

• برنامه ریزی و نوشتن اهداف Planning and Writing Objectives

• نکاتی برای توسعه سبک نوشتن کسب و کار موثر Tips to Develop Effective Business Writing Style

• یادداشت تجاری Business Memo

• تکنیک های ایمیل کسب و کار موثر Effective Business Email Techniques

مدیریت ایمیل Email Management

• بررسی اجمالی ایمیل: یک ابزار ارتباطی ضروری برای مشاغل Overview of Email: An Essential Communication Tool for Businesses

• حساب های ایمیل Email Accounts

• ایمن سازی ایمیل شما: بهترین روش ها برای رمزهای عبور Securing Your Email: Best Practices for Passwords

• برنامه های ایمیل Email Programs

• مدیریت ایمیل ها: نکات و ترفندهایی برای صندوق ورودی سازمان یافته Managing Emails: Tips and Tricks for an Organized Inbox

• پروتکل ایمیل برای دستیار اداری Email Protocol for Administrative Assistant

ارتباط ایمیل Email Communication

• مدیریت ارتباطات و اطلاعات Managing Communication and Information

• ارتباط ایمیل Email Communication

• دسته های ایمیل Categories of Email

• مزایای استفاده از ایمیل Advantages of Using Email

• ارتباط با کیفیت Quality Communication

• بهترین شیوه های ایمیل را بپذیرید Adopt Email Best Practices

آداب تلفن Telephone Etiquette

• آداب تلفن Telephone Etiquette

• اهمیت آداب تلفن Importance of Telephone Etiquette

• عناصر آداب مناسب تلفن Elements of Proper Phone Etiquette

• آداب تلفنی که باید رعایت کرد Telephone Etiquettes that Should Follow

• اصلاح آداب بد تلفن Correcting Poor Telephone Etiquettes

صحبت کردن به روش درست در تلفن Talking The Right Way On The Phone

• چگونه به صورت حرفه ای در تلفن صحبت کنیم: راهنمای گام به گام How to Speak Professionally on The Phone: A Step-By-Step Guide

• هنر گوش دادن و سکوت The Art of Listening And Silence

پیام های پست صوتی و تماس های داخلی Voicemail Messages & Interoffice Calls

• نحوه استفاده از پیام های پست صوتی How to Use Voicemail Messages

• مزایای استفاده از پست صوتی در کسب و کار شما Benefits of Using Voice Mail in Your Business

• تماس های Interoffice چیست؟ What Are Interoffice Calls

• نکاتی برای انتقال تماس Tips for Transferring Calls

• نحوه قرار دادن تماس گیرندگان در حالت انتظار How to Place Callers on Hold

• گرفتن پیام Taking Messages

• نحوه پایان دادن به مکالمه How to End The Conversation