آموزش Outlook: مدیریت کارآمد ایمیل

معرفی Introduction

• مدیریت ایمیل: اصول اولیه Email management: The basics

• آنچه برای این دوره نیاز دارید What you need for this course

• با مدیریت صندوق ورودی Outlook خود در زمان صرفه جویی کنید Save time by managing your Outlook inbox

1. پیام ها را مرور کنید 1. Review Messages

• پیام های Outlook را با جستجوی فوری پیدا کنید Find Outlook messages with Instant Search

• از Advanced Find برای مکان یابی پیام ها استفاده کنید Use Advanced Find to locate messages

• یک مکالمه در Outlook را نادیده بگیرید Ignore a conversation in Outlook

• گزینه های جستجوی Outlook را بهینه سازی کنید Tweak Outlook search options

• مشاهده پیام ها بر اساس مکالمه View messages by conversation

• از پاکسازی مکالمه استفاده کنید Use Conversation Clean Up

• علامت گذاری پیام ها به عنوان خوانده شده یا خوانده نشده Mark messages as read or unread

• گزینه هایی را برای Reading Pane تنظیم کنید Set options for the Reading Pane

• از پنجره خواندن استفاده کنید Use the Reading Pane

• از صندوق ورودی Outlook Focused استفاده کنید Use the Outlook Focused Inbox

2. Views را وارد کار کنید 2. Put Views to Work

• یک نما را در Outlook فیلتر کنید Filter a view in Outlook

• یک ستون به یک نما اضافه کنید Add a column to a view

• یک نما را در Outlook ذخیره کنید Save a view in Outlook

• مشاهده و تغییر تنظیمات نمای پیشرفته View and change advanced view settings

• یک نما برای یک دامنه ایمیل خاص ایجاد کنید Create a view for a specific email domain

• از قالب بندی شرطی برای برجسته کردن پیام های مهم استفاده کنید Use conditional formatting to highlight important messages

• ایمیل را بر اساس تاریخ یا فرستنده مرتب کنید Arrange email by date or sender

3. با پوشه ها و دسته ها سازماندهی کنید 3. Get Organized with Folders and Categories

• یک پوشه Outlook را به Favorites اضافه کنید Add an Outlook folder to Favorites

• از پوشه های جستجوی سفارشی استفاده کنید Use custom search folders

• پوشه های صندوق ورودی را در Outlook ایجاد کنید Create inbox folders in Outlook

• سفارشی کردن و استفاده از دسته ها Customize and use categories

• انتقال یا کپی پیام ها Move or copy messages

4. نگهداری و بایگانی 4. Retention and Archiving

• گزینه های AutoArchive را در Outlook تنظیم کنید Set AutoArchive options in Outlook

• بایگانی و نگهداری چشم انداز: اصول اولیه Outlook archiving and retention: The basics

• یک برچسب حفظ بر روی یک پیام یا پوشه اعمال کنید Apply a retention label to a message or folder

5. خودکار کردن اقدامات با قوانین و مراحل سریع 5. Automate Actions with Rules and Quick Steps

• یک Quick Step سفارشی در Outlook ایجاد کنید Create a custom Quick Step in Outlook

• یک پیام را پیگیری کنید Follow up on a message

• از یک Quick Step داخلی استفاده کنید Use a built-in Quick Step

• یک قانون برای انتقال پیام ایجاد کنید Create a rule to move a message

• قوانین ایمیل را ویرایش و مدیریت کنید Edit and manage email rules

• از قوانین برای ایجاد یک گردش کار ساده استفاده کنید Use rules to create a simple workflow

نتیجه Conclusion

• مراحل بعدی Next steps